Du har måske hørt om “The Mental Load”. Jeg vil herunder komme ind på, hvordan du kan bruge metoden Getting Things Done sammen med programmet Asana til at få mere styr og synlighed over alle opgaverne.
Er det her dig?
For måske du kan genkende dig selv?
Du har altid mange bolde i luften og og det er dig der påtager dig et stort ansvar for familien.
Du har måske ansvaret for at holde styr på børnenes tøj, og alle aftalerne i skolen.
Måske du også går rundt med tanker og opgaver i hovedet i forhold til planlægning af diverse aktiviteter og kommende fødselsdage.
Og hvad så med alle de daglige og huslige pligter, som madlavning, indkøb og rengøring…
Det er alt sammen opgaver ogting, som kan være med til at skabe et “Mental Load”
Hvad er Getting Things Done?
Getting Things Done, eller GTD, er en produktivitetsmetode, som allerede har hjulpet mange mennesker med at få tingene gjort – på kortere tid.
Det er en metode til, hvordan du kan få alle opgaver og tanker ud af hovedet, ned på papir og sat i system.
Metoden GTD hjælper dig derfor til, at opgaver og tanker ikke længere fylder så meget i hovedet, og metoden kan derfor være med til at fjerne noget af det mentale pres. Og altså reducere dit mental load.
5 grundlæggende trin
I Getting Things Done er der 5 grundlæggende trin, som jeg her efterfølgende vil komme mere ind på. Men de 5 trin er:
- Indsamle
- Behandle
- Organisere
- Overblik
- Udføre
Inden du går i gang
Men… Inden du går i gang med at bruge GTD, vil jeg anbefale dig, at du inddrager en eventuel partner, og måske også de ældste børn i familien.
Det kan nemlig være en god måde, til at skabe en fælles forståelse for alle jeres opgaver – og også en forståelse for, hvad der kræves, for at “køre” en familie.
I kan derved også få klarlagt, hvad der fylder hos jer hver især. Og I får synliggjort alle de usynlige opgaver der ligger hos jer.
Og ofte er det netop de usynlige opgaver som giver “Mental Load”, og som tager vores overskud.
Vil du gerne læse bogen, kan du købe “Få tingene gjort” her (reklamelink).
Trin 1: Indsamle
Trin 1 er et vigtigt trin, da det er her du får tømt ud og givet mere ro i hovedet.
Du skal have samlet alle de opgaver du har, sammen med alle dine tanker og ideer i én samlet liste. Det kan være opgaver som:
- Hverdagsopgaver og huslige pligter.
- Personlige to-do’s og ideer til fremtidige projekter.
- Mails.
Dette trin kan du enten gennemgå ved at skrive alt ned på post-its, eller på et stykke papir.
Jeg bruger selv programmet Asana, hvor det er muligt at have ét centralt sted, hvor jeg kan notere alle de tanker og opgaver der fylder hos mig.
I Asana opretter jeg derfor hver enkelt punkt (opgave/tanke/idé), som sin egen “task”:
Din checkliste til GTD Trin 1
Hvis du vil i gang med Getting Things Done?
Så får du med denne checkliste hjælp til, at komme i gang med at indsamle alle dine udestående opgaver, projekter, tanker mm.
Du får hjælp og inspiration til både den fysiske og mentale indsamling.
Trin 2: Behandle
I Trin 2 skal du behandle alt det, som du nu har fået samlet på din liste.
Du skal her kigge på – og tage stilling til – hver eneste opgave.
- Kan en opgave løses på under 2 minutter, bør du løse den med det samme.
- Og hvis et punkt ikke alligevel virker nødvendig eller vigtig, kan du vælge at slette den med det samme.
For de resterende opgaver skal du tage stilling til:
Hvem skal løse opgaven?
Du skal vurdere om det er en opgave, som du selv skal løse, eller om den skal/kan uddelegeres til en anden.
Hvornår skal opgaven løses?
Når du behandler opgaverne i indbakken skal du også have taget stilling til, hvornår opgaverne skal løses. Og hvis du kender en dato, eller en deadline for opgaven, skal du notere datoen på opgaven med det samme.
Det kan også være en god idé at notere på opgaven, hvis det er en gentagende opgave.
Hvad indebærer opgaven?
Det er også vigtigt, at du får noteret så mange brugbare oplysninger og informationer, som muligt på dine opgaver. På den måde vil opgaverne være lettere at gå til, den dag du skal løse dem.
Det kan også være, at det viser sig, at det er en opgave, som faktisk består af flere underopgaver. Så er det også vigtigt at få de delopgaver noteret.
Så sørg for, at opgaverne er så håndterbare som muligt.
Når du bruger et program som Asana, kan du let behandle dine opgaver. For i Asana kan du nemt tilknytte en ansvarlig, sætte en dato på (også hvis det skal være en gentagende opgave), oprette underopgaver og/eller tilføje en beskrivelse.
Trin 3: Organisere
Nu har du besluttet, hvad du vil gøre med hver enkel opgave eller ide. Det er derfor tid til at organisere din liste.
Her skal du finde frem til den organisering, som passer bedst til dig og jeres familie.
Jeg kommer her med forslag til 4 forskellige måder at organisere og opdele din opgaveliste – men du kan gøre det lige som det passer dig bedst. Og det er også muligt at kombinere de forskellige.
Opgavetype
Du kan vælge at organisere dine opgaver ud fra, hvilken opgavetype de er. I GTD bliver det foreslået at opdele i opgavetyper som:
- Projekt
- Information/ressourcer
- Måske en dag
- Afventer andre
- Planlagt
- Senere
Vigtighed
En anden mulighed er, at organisere i forhold til dine opgavers vigtighed. Det gør du ved at sætte en prioritering på hver enkelt opgave, og så bruge det til at sortere dine opgaver.
Kontekst
I Getting Things Done bruges det også at organisere/opdele ud fra, hvor opgaverne skal løses. Du kan derfor også vælge at notere/opdele dine opgaver i forhold til konteksten:
- Skal opgaven løses uden for hjemmet
- Skal du være hjemme for at løse opgaven
- Er det f.eks. en opringning, som kan klares hvor som helst
- Eller skal du sidde ved en computer
Kategori
Personligt bruger jeg meget, at opdele og organisere mine opgaver i forhold til kategorier, som giver mening for mig. Eksempelvis bruger jeg kategorier som
- Børn
- Ferie
- Madplaner
- Daglige pligter
Når du så skal begynde at lave din organisering i Asana, er det muligt at bruge forskellige funktioner i Asana til det.
Du kan nemlig under hvert Projekt i Asana også oprette Sektioner, som kan være med til at organisere dine opgaver. Men det er også muligt at oprette helt nye projekter, som du knytter dine opgaver til. Så skal du blot oprette de sektioner/projekter, som giver mest mening for dig.
I Asana findes der også Tags, som kan bruges på tværs af alle dine projekter.
Og hvis du mest er til at sortere dine opgaver i forhold til deres vigtighed, kan du bruge feltet Priority, som findes på hver enkel opgave.
Trin 4: Overblik
Det 4. trin handler om, hele tiden at have et overblik over alle sine opgaver.
Du bør derfor regelmæssigt gennemgå dine opgaver og ideer for at sikre, at du holder dig på sporet og ikke misser vigtige opgaver.
Der vil også løbende komme nye opgaver i din “indbakke”. Og disse skal, på samme måde som i Trin 2 og Trin 3, behandles og organiseres.
Vælg din frekvens
Du skal selvfølgelig finde ud af, hvordan og hvor ofte du vil gennemgå dine lister. Men en anbefaling kunne være, at du:
- Dagligt kigger på de opgaver, der ligger til at skulle løses her og nu (og måske også inden for den kommende uge).
- Ugentlig går din indbakke igennem, og følger op på om der skal noteres nye opgaver, eller om der allerede er kommet nye opgaver ind, som skal behandles.
- Månedligt bruger tid på at følge op på, om der er noget større projekter, som du skal have mere fokus på.
I Asana kan du, som hjælp til dig selv, oprette en ugentlig og månedlig task, til netop det at gennemgå indbakken og kommende projekter.
Trin 5: Udføre
I det sidste trin – Trin 5, skal du nu til at arbejde med og udføre dine opgaver og ideer.
Så det er nu, at du får glæde af al det forarbejde vi har lavet.
Der bliver i Getting Things Done forslået en rækkefølge til, hvordan du skal gribe dine opgaver an.
For det kommer an på, hvor du befinder dig og hvor lang tid og hvor megen energi du har på et givent tidspunkt.
Så når du er klar til at løse en opgave og kigger på din opgaveliste, skal du først finde ud af:
- I hvilken kontekst du befinder dig.
- Hvor meget tid du har til rådighed.
- Hvor megen energi har du (måske mest om morgenen, og mindre om eftermiddagen/aftenen).
- Hvad er opgavernes prioritering.
I Asana får du nemt et overblik over, hvilke opgaver der ligger til dig.
Her kan du nemlig bruge menuen My Tasks, som indeholder de opgaver, som er blevet assignet til dig.
Det er et view, som viser dig alle dine åbne opgaver. Og når du først begynder at løse opgaverne, og markerer dem som complete/udført, vil de automatisk forsvinde fra din My Tasks oversigt.
Som jeg viste under Trin 3: Organisering, er det på samme måde også muligt i My Tasks, at oprette forskellige Sektioner, så du kan få præsenteret dine opgaver, på en måde, som passer bedst til netop dig.
Så hvordan minimerer vi Mental Load?
Vi har nu været igennem de fem grundlæggende trin i Getting Things Done metoden. Og hvis du begynder at arbejde med processen og med at få alle dine tanker og opgaver ud af hovedet og sat i system, er jeg sikker på at det vil give dig mere overskud og et bedre overblik.
Det kan måske godt virke lidt uoverskueligt til en start, men når du først får startet op på processen kommer du hurtigt ind i det. Og når du først har fået det sat i system, skal der ikke bruges ret meget tid på vedligehold efterfølgende.
Og hvis du som jeg, kan lide at have et overblik over dine og din families opgaver, så vil jeg foreslå dig at prøve at bruge Asana. For med Asana vil du altid have adgang til dine opgaver. Det er nemlig også muligt, at hente en app til telefonen – som gør det endnu nemmere, også at have overblik på farten.
Men hvis du har spørgsmål eller kommentarer til det at bruger Getting Things Done eller Asana, så er du velkommen til at skrive en kommentar herunder.
Men ellers håber jeg bare, at du nu vil komme godt i gang med at få tingene gjort – så du kan få reduceret stress og mental load.
